Der BAP im kleinen Büro

Mit dem Angebot soll ein vorläufiger BIM-Abwicklungsplan abgegeben werden, und im Büro fragt jemand, wie ausführlich der ausfallen muss. Eine Vollzeitrolle für BIM hat ein kleines Büro selten, und die Angebotsfrist läuft ohnehin. Drei Fragen bleiben offen, nämlich was hineingehört, was davon schon vor dem Zuschlag bindet und welche Kapitel knapp bleiben dürfen.

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Was gemeint ist

Die Auftraggeber-Informationsanforderungen (AIA) sagen, welche Information der Auftraggeber haben will. Der BIM-Abwicklungsplan sagt, wie das Büro sie liefert. Die Arbeitshilfe des Bundesbaus empfiehlt deshalb, beide gleich zu gliedern, damit jede Antwort neben ihrer Anforderung steht.¹

Eine gesetzliche Vorgabe für Aufbau und Inhalt gibt es nicht.² Für ein kleines Büro ist das erst einmal angenehm, weil niemand die Vollständigkeit gegen eine Norm abhakt.

Die fehlende Vorgabe hat aber eine Kehrseite, denn beide Dokumente sind Vertragsbestandteile, und alles, was im Plan steht, schuldest du. Was sich im Projektverlauf nur konkretisiert, wird im Plan dokumentiert; das Fortschreiben des Plans ist dagegen grundsätzlich eine Vertragsänderung.²

Fällig ist der Plan oft schon mit dem Angebot, und dann heißt er in den Mustern Vor-BAP, Angebots-BAP, Version 0.0, Konzept-BAP oder BAP-Konzept;³ wir schreiben durchgehend vorläufiger BIM-Abwicklungsplan, weil ihn die meisten Herausgeber so nennen.

Der Bundesbau lässt den Vor-BAP als Zuschlagskriterium werten und dem Vertrag als Anlage beifügen; Baden-Württemberg schreibt ihn nach dem Zuschlag fort.¹ So oder so bindet dich eine Zusage aus dem Angebot, sobald der Zuschlag erteilt ist.

Am häufigsten aufgeschlagen wird später das Kapitel mit dem Lieferplan. Es besteht aus Datenübergabepunkten, also den vereinbarten Zeitpunkten, an denen eine Lieferung fällig wird. Vollständig ist ein Punkt, wenn er Inhalt, Format mit Version und Empfänger nennt, dazu den Zustand in der Datenumgebung. Der Zustand heißt in Bearbeitung, geteilt, veröffentlicht oder archiviert; geteilt heißt, andere dürfen damit weiterarbeiten, veröffentlicht heißt freigegeben, darauf darf sich der Auftraggeber verlassen.

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Was das für dein Büro heißt

Nehmen wir das gedachte Beispiel, eine Ortsdurchfahrt über 800 Meter mit Mischwasserkanal, geplant von einem Büro mit acht Leuten. Die Gemeinde verlangt den vorläufigen Plan mit dem Angebot, ohne die Wertung zu beziffern; was ein solches Konzept in einem belegten Fall wog und warum daraus hier nichts folgt, steht auf der Seite „Das Vergabe-PDF lesen“ in Themenfeld 1.

Neun Kapitel, und wer sie vorgibt

Die Grundregel lautet, dass der Auftraggeber die Gliederung vorgeben darf; dann gilt seine. Baden-Württemberg lässt am Muster nur ausfüllen und ergänzen.⁴

Ohne Vorgabe teilen sechs Muster mit Tiefbau- oder Bundesbezug dieselben Kernthemen.⁵

• Einleitung und mitgeltende Dokumente
• Ziele und Anwendungsfälle
• Bereitgestellte Grundlagen
• Liefergegenstände und Lieferzeitpunkte
• Organisation und Rollen
• Strategie der Zusammenarbeit
• Qualitätssicherung
• Modellstruktur und Modellinhalte
• Technologien

Knapp heißt flachere Antworten, die Kapitel bleiben. Der Verweis auf die AIA genügt nur, wo sie die Anforderung festlegt; fragt sie je Anwendungsfall nach der Umsetzung,⁴ antworten wir selbst. Zwei fallen nicht knapper aus, als die AIA verlangt: die bereitgestellten Grundlagen, weil dort steht, was die Gemeinde wann beistellt, und der Lieferplan, weil er im Projekt benutzt wird.

Ein Kapitel, das nicht passt, bleibt mit Vermerk und alter Nummer stehen,¹ weil eine Lücke wie ein Versehen aussieht.

Sieben Punkte im Lieferplan

Für unser Beispiel stellen wir sieben Datenübergabepunkte auf, einen am Ende jeder Phase mit neuem Modellstand, dazu einen Rhythmus für die Entwurfsarbeit; in den Leistungsphasen (LPH) 6 und 7 kommt keiner hinzu.

Der Plan beschreibt unser Beispielprojekt; die Zustandsnamen stammen aus den Mustern.

Was die Formate bedeuten, erklärt die Seite „Welches Format wofür“ in Themenfeld 5. Welchen Ausschnitt von IFC 4.3 das Tiefbauamt liest, die Modellsicht, klärt die Bieterfrage; danach steht er im Plan.

Der dritte Punkt fällt bewusst aus der Reihe, denn BIM4INFRA2020 trennt Organisationstermine im Büro von Vertragsterminen gegenüber dem Auftraggeber;⁶ wer nur Vertragstermine einträgt, hat am Abgabetag keine Zeit zum Prüfen.

Der letzte Punkt liegt am Ende der Bauoberleitung und gerät leicht aus dem Blick; für den Betreiber sind es die Daten, mit denen er weiterarbeitet.

Rollen sind Aufgabenbündel

Das Rahmendokument des Bundes führt fünf Rollen.⁷ Das BIM-Management sitzt beim Auftraggeber und steuert, die Autoren modellieren beim Auftragnehmer; Gesamtkoordination, BIM-Koordination und Nutzer können auf beiden Seiten liegen. Die Koordination prüft und führt die Fachmodelle zusammen, Nutzer lesen mit.

Vier davon liegen bei uns, das BIM-Management sitzt im Tiefbauamt; drei besetzen wir mit drei Personen: Die Projektleiterin übernimmt BIM-Koordination und Gesamtkoordination, dazu je ein Autor für Straße und Kanal. Kalkulation und Bauoberleitung lesen als Nutzer mit.

Mehrere Rollen in einer Hand sind kein Verstoß, weil sie Aufgabenbündel sind und keine Planstellen. Die DEGES erlaubt die Personalunion schlicht, Bayern lässt das Bündeln für weniger komplexe Projekte ausdrücklich zu.⁸

Die Grenze zieht Bayern an der Prüfung: Wo Rollen zusammenfallen, soll die Qualität nach dem Vier-Augen-Prinzip gesichert sein. Hamburg nennt dazu ein Paar, BIM-Koordination und Gesamtkoordination, das nicht in einer Hand liegen soll.⁸ Sonst prüft dieselbe Person ihr eigenes Fachmodell im Koordinationsmodell. Genau so liegt es bei uns, deshalb zeichnet die Geschäftsführung den Prüfbericht gegen. Verbindlich ist das außerhalb Hamburgs nicht, beide Einschränkungen sind als Soll formuliert.

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Woran du es prüfst

Lies deinen Plan vor der Abgabe gegen deine AIA, Anforderung für Anforderung. Wo du noch keine Antwort hast, schreibst du hin, dass sie nach dem Zuschlag abgestimmt wird. Damit fährst du besser als mit einer Zusage, die du später nicht halten kannst.

Vier Zusagen rutschen im Angebot besonders leicht durch und kosten dich später Geld.

• Die Software mit genauer Versionsnummer. Nach dem Zuschlag fragt der Plan sie ohnehin ab, im Angebot bindest du dich an einen Stand, den du in eineinhalb Jahren nicht mehr fährst.
• Fristen, die kürzer sind als gefordert. Freiwillig schneller wird zur geschuldeten Leistung, sobald es Grundlage der Wertung war.
• Eine Prüftiefe, die dein Werkzeug nicht abdeckt. Eine regelbasierte Prüfung braucht Lizenzen oder Zeit, meistens beides.
• Eine Rolle ohne Vertretung. Baden-Württemberg verlangt für jede Funktion einen benannten Stellvertreter.⁴ Im kleinen Büro heißt das meist, dass sich die Autoren gegenseitig vertreten und für die Koordination die Geschäftsführung einspringt; wichtiger als der Name ist, dass die zweite Person Zugang zur Datenumgebung hat.

Bleibt ein Widerspruch offen, findest du den Wortlaut für die Frage an die Vergabestelle auf der Seite „Die dünne AIA“ dieses Themenfelds.