Die dünne AIA

Manche Anlagen sind so dünn, dass nach dem Deckblatt kaum etwas kommt. Andere sind Vollmuster mit sechzig Seiten, gedacht für ein weit größeres Projekt als deines. Beides läuft auf dasselbe hinaus, denn du sollst einen Preis für eine Leistung nennen, die niemand vollständig beschrieben hat. Was tust du zuerst, solange die Frist läuft?

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Was gemeint ist

Die Auftraggeber-Informationsanforderungen (AIA) legen fest, welche Information der Auftraggeber wann und in welcher Tiefe bekommt. Dünn heißt sie hier, wenn sich die Arbeitsmenge nicht daraus ablesen lässt.

Mit der Seitenzahl hat das wenig zu tun, denn eine funktional gehaltene Beschreibung verlagert die Ausgestaltung bewusst auf den Auftragnehmer. Man muss nur wissen, dass man sie selbst übernimmt, und den Aufwand in den Preis rechnen.

Unklar ist etwas anderes als funktional offen: Was auch die Auslegung nicht klärt, geht in der Regel zulasten des Auftraggebers, weil er die Beschreibung verantwortet.¹ Ins Angebot schreibt man Annahmen trotzdem nicht, dazu unten mehr.

Liegt die Anlage bei, ist das nach der Seite „Das Vergabe-PDF lesen“ in Themenfeld 1 die dritte der fünf Formen; dünn kann sie trotzdem sein, auf vier Arten.

• Das nicht bereinigte Muster. Orange hinterlegte Hinweistexte und Platzhalter stehen noch drin, obwohl das Rahmendokument des Bundes verlangt, sie zu entfernen.²
• Das übernommene Vollmuster. Sechzig Seiten mit Rollenmatrix und Prüfprozess stehen für eine kleine Maßnahme da, weil die Muster für große Projekte gemacht und zum Anpassen gedacht sind.
• Die halbe AIA. Ganze Themen fehlen, meist die Anwendungsfälle, Grundlagen, Liefergegenstände oder Qualitätssicherung.
• Die widersprüchliche Kette. Anforderungen, Leistungsbeschreibung und Vertrag sagen Verschiedenes über Format, Termine oder Vorrang, und niemand weiß, was gilt.

Eine dünne Anlage sieht nach weniger Arbeit aus. Ändern lässt sie sich nur bis zum Zuschlag. Danach entscheidet die Auslegung des Vertrags, was geschuldet ist, und der Rest läuft über den Nachtrag, den du aus der schwächeren Position verhandelst.

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Was das für dein Büro heißt

Legen wir das gedachte Beispiel daneben, eine Ortsdurchfahrt über 800 Meter mit Mischwasserkanal, geplant von einem Büro mit acht Leuten. Am Tag des Downloads bleiben uns zehn Tage Angebotsfrist. In unserer Leistungsbeschreibung fordern drei Zeilen die BIM-Methode und verweisen auf die AIA, in unserem Vergabeordner die Anlage 7.

Der erste Tag gehört dem ganzen Vergabeordner; die Anlage ist in neunzig Minuten durchgearbeitet. Dabei fehlt, was die Seite „Das Vergabe-PDF lesen“ aufzählt: die Beschreibung der angekreuzten Anwendungsfälle, das Format der Liefergegenstände, die Merkmalsliste je Leistungsphase und die Angabe, wer die Datenumgebung stellt.

Wir geben uns drei Tage bis zur Bieterfrage. Wir liegen unterhalb der EU-Schwellenwerte, wo die Sechs-Tage-Regel der Vergabeverordnung nicht gilt. Für einen Planungsauftrag, also eine freiberufliche Leistung, verlangt die Unterschwellenvergabeordnung nur Wettbewerb, soweit das Land sie für seine Gemeinden eingeführt hat.

Wann die Vergabestelle antwortet, steht in ihren Bewerbungsbedingungen, dazu kommt das Gleichbehandlungsgebot, das für jede Vergabe gilt.³ Was rechtzeitig heißt, definiert keine Vorschrift, deshalb gehört die Frage in die erste Woche.

Die Antwort geht an alle Bieter, also fragen wir nach der fehlenden Angabe und behalten unseren Lösungsweg für uns.

Der Textbaustein für die Bieterfrage

Eine Frage im Formularfeld eines Vergabeportals bleibt kurz und nennt die fehlende Angabe. Vier Regeln stecken dahinter.

• Eine Frage je Formularfeld. Die Portale beantworten einzeln; wer zwei Punkte in ein Feld packt, bekommt oft nur auf einen Antwort.
• Die Fundstelle aus der eigenen Unterlage. Mit Kapitel und Seite kommt die Antwort schneller, weil niemand suchen muss.
• Kein Vorwurf und keine Rechtsbelehrung. Ein Fragetext voller Paragrafen landet beim Rechtsamt statt bei der Stelle, die die Sache klärt.
• Keine Anrede und kein Schlusssatz. Das Portal setzt beides, der Platz bleibt für die fehlende Angabe.

Bei unserer Anlage zielt die Frage auf die Merkmale, weil daran die Arbeitsmenge hängt: „Die Anforderungen nennen eine Informationsbedarfstiefe je Leistungsphase, ohne die Merkmale je Bauteiltyp aufzuführen. Bitte stellen Sie die Merkmalsliste bereit oder bestätigen Sie, dass der Bürostandard des Auftragnehmers maßgeblich ist.“

Wer das begründen will, greift auf die Pflicht zurück, die Leistung eindeutig und erschöpfend zu beschreiben. Für Bauleistungen steht sie in der Vergabeordnung für Bauleistungen, die auch alle preisbeeinflussenden Umstände verlangt.⁴ Bei einem freiberuflichen Auftrag unterhalb der Schwelle folgt sie aus dem Wettbewerbsgebot der Unterschwellenvergabeordnung und dem Gleichbehandlungsgebot, die Einzelheiten sagt das Landesrecht.³

Naheliegend wäre ein Anschreiben, das die Leistungen aufzählt, die der Preis abdeckt. Das kann das Angebot kosten, denn Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig, und ein Angebot, das nach seinem Inhalt weniger enthält als verlangt, ist auszuschließen.⁵ Für unseren Planungsauftrag gilt das über die Bewerbungsbedingungen, die das Änderungsverbot fast immer übernehmen. Ob ein Anschreiben eine solche Änderung ist, entscheidet die Auslegung, zuerst die der Vergabestelle.¹

Fünf Wege, und was sie kosten

Unsere Kalkulationsannahmen gehören in die Bürodatei, nicht ins Angebot. Fünf Wege stehen offen, zwei können im Ausschluss enden.

Fundstellen im Datenblatt Rechtslage dieses Themenfelds.

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Woran du es prüfst

Die Antwort der Vergabestelle wird Teil der Unterlagen, also legst du sie zum Angebot. Was danach offen bleibt, füllst du in der Kalkulation mit einer Annahme und vermerkst es als abzustimmen im vorläufigen Abwicklungsplan, den viele Ausschreibungen mit dem Angebot verlangen. Festlegen darfst du nur, was die Anlage dir überlässt, und keine verlangte Leistung einschränken.

Wie der im kleinen Büro aussieht, steht auf der Seite „Der BAP im kleinen Büro“ dieses Themenfelds, was die Leistung im Preisblatt wert ist, auf „Was die BIM-Leistung kostet“, und ob deine Anlage dünn ist, klärt „AIA lesen in neunzig Minuten“.

Drei Entscheidungen fallen, bevor die Frist halb um ist.

1. Die Bieterfrage geht raus, solange Zeit zum Rechnen bleibt, denn eine Auskunft am vorletzten Tag ändert am Preis nichts mehr.
2. Der Vermerk bleibt ein Abstimmungspunkt ohne Einschränkung. Eine Einschränkung gilt als Änderung der Vergabeunterlagen, und je nach Wortlaut liest die Vergabestelle auch den Vermerk so.¹
3. Kommt keine Antwort, entscheidest du, ob du mit der Annahme anbietest oder begründet nicht anbietest; die Beschreibungspflicht liegt beim Auftraggeber, die Arbeit an der Lücke landet trotzdem bei dir.

Was in den Vergabeunterlagen erkennbar ist, muss oberhalb der EU-Schwelle bis zum Ablauf der Angebotsfrist als Rüge beim Auftraggeber liegen. Fällt der Fehler erst mit der Absage auf, bleiben dort zehn Kalendertage ab Kenntnis, und der Vertrag darf vor Ablauf der Wartefrist nicht geschlossen werden.⁶ Aufhalten kann den Zuschlag in dieser Frist nur ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer, die Rüge allein nicht.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gibt es nach Bundesrecht kein Nachprüfungsverfahren, einzelne Länder haben eine eigene Stelle eingerichtet.⁷ Welche Vorschrift dein Verfahren trifft, steht im Datenblatt Rechtslage.